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【仕事・ビジネスの効率化を図る考え方】AI時代に考えたいこと

2020年10月6日

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【仕事・ビジネスの効率化を図る考え方】AI時代に考えたいこと

2020年10月6日

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 仕事・ビジネスの効率化を図り、コスト削減・時間短縮をしたい人
  • 仕事・ビジネスの効率化を図り、強い組織を作りたい管理職の人
  • 個人レベルでの仕事・ビジネスの効率化、生産性向上のヒントが知りたい人
この記事を読むと、仕事・ビジネスの効率化を図る思考法を学び、生産性向上を成し遂げるヒントが手に入ります。

※この記事と併せて読みたい記事

内部リンク:本質を見抜く人の思考法 6選

内部リンク:【AIと人間】人間にしかできないこと

それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterフォロワー数は2021/2/9現在です。)

ヨットのプロフィール

効率化とは?

効率化とは?

まずはじめに「効率化」とは何かについて考えていきましょう。

効率化を図るには、効率化の意味を正しく理解することが欠かせません。

ざざっと流し読みして頂き、おさらいしましょう。

効率化→「効果」を発揮する「比率」

「効率」を辞書で検索してみると、以下の解説となっています。

1:機械などの、仕事量と消費されたエネルギーとの比率。「効率のよい機械」「熱効率」

2:使った労力に対する、得られた成果の割合。「効率のよい投資」

出典:Goo辞書
これを自分なりに言い換えると効率とは文字通り、やったことが「効果」を発揮する「比率」だと考えています。

効率化の例え話

目的:「直線距離で100mの距離にある家に荷物を届ける」

このような業務があったとしましょう。

Aさんは最短ルートをGoogleマップで検索し、150mを自転車で走り、届けました。依頼されてから2分で対応が完了しました。

Bさんは地図を探し、地図を観ながら、250mを歩いて、届けました。依頼されてから4分で対応が完了しました。

どちらの効率が良いでしょうか?当然Aさんの対応です。

お客様から頂ける配達料はAさんもBさんも変わりません。ですが時間あたりの効果発揮率は2倍差が付きました。

このように目的に対して実行する手段のムダ・ムラ・ムリを排除し、効果発揮率を向上させていくのが効率化です。

これは基本になる考え方なので、必ず覚えておきましょう。

効率化の目的

効率化の目的

「効率化」というキーワードが出てきた時に、ついつい「効率化」することを目的にしてしまいがちです。

しかし「効率化」はあくまで目的を達成するための手段です。

効率化→コスト削減、生産性向上の手段である

効率化の目的はコスト削減、生産性向上に繋げることにあります。

ここを見失わないことが非常に大切なポイントになります。

よく見られるパターンはムダ・ムラ・ムリを省いて、時間短縮をして満足してしまうパターンです。

時間短縮をして、手待ちになっているだけの場合、コスト削減・生産性向上にはなりません。

効率化を行って生み出したリソースをどのようにコスト削減・生産性向上に結びつけるかが大切です。

※コスト削減、生産性向上のヒントは以下の記事にまとめてありますので、ご一読下さい。

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内部リンク:コストダウンを図るには?自動車メーカーで学んだ5つの思考法

内部リンク:【生産性向上/改善のヒント】生産性を上げる思考法

内部リンク:【経費削減のアイデア5選】自動車メーカーの経費削減

効率化には「組織」「個人」の2つがある

効率化には2つの大分類があります。

「組織」と「個人」です。

組織レベルで考えるべき「戦略」と個人レベルで考えるべき「戦術」があります。

その2つの分類に分けて、次章以降でご説明して行きます。

仕事・ビジネスの効率化を図る考え方【組織編】

仕事・ビジネスの効率化を図る考え方【組織編】

まずは組織に関する仕事・ビジネスの効率化を図る考え方について考察していきましょう。

4つのポイントに分けて、ご説明して行きます。

業務効率化のポイント1:業務効率化の必要性を説明する

業務効率化のポイント1つ目は業務効率化の必要性を説明することです。

この記事を読んで下さっているあなたのような優秀な人は「業務効率化」の必要性を説明されるまでもなく、理解していることでしょう。

しかし、会社組織の場合、あなたのような優秀な人ばかりではありません。

「業務効率化?仕事が増えるだけ、めんどくさい」「業務効率化?何の意味があるんすか?」

こういった発想の人が山ほどいます。(笑)

このような発想の人には「業務効率化」の必要性、「業務効率化」を行った際の個人レベルで享受できるメリット・旨みなどを懇切丁寧に説明する必要があります。

ポイントは論理的な必要性とそれを行った時の個人のメリット・旨みをセットで説明することです。

意識が低い人というのは、会社として必要だとしても、自分にメリット・旨みが無ければ動きません。

そのあたりの人間心理も考慮の上、常時、効率化の必要性を言語化できるようにしておくのが望ましいでしょう。

内部リンク:【リーダーとは何か?】現代社会のリーダーに求められるもの

参考内部リンク:【部下・後輩指導でお悩みの方へ】指導・育成上手な人の方法論・コツ

参考内部リンク:【管理職に必要な能力とは?】管理職のあるべき姿

業務効率化のポイント2:企画・業務の全体像を理解させる

業務効率化のポイント2つ目は企画・業務の全体像を理解させることです。

先述させて頂いたように業務効率化は目的ではなく、手段です。

あくまで、コスト削減・生産性向上などに結びつけなければなりません。

私は自動車メーカー出身なので、自動車メーカーの生産ラインで考えてみましょう。

自分が設計する工程だけが業務効率化をしても、その他の連動する工程の業務効率化ができていなければ、コスト削減・生産性向上には比較的結びつきにくいです。

そこでポイントになるのが、企画・業務の全体像を理解させることです。

企画・業務の全体像を理解させた上でコスト削減・生産性向上に結びつく部分をピックアップさせ、順番に業務効率化を検討する発想が大切です。

闇雲になんでも効率化するのではなく、ポイントを絞って効率化しましょう。

これも一つの「効率化」と言えるでしょう。

※企画・全体像の掴み方は下記の記事をご一読下さい。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

内部リンク:【理解力を高める方法→型の理解】理解力がない人→高い人へ

補足:組織の長であるリーダーが目的を明確に打ち立てること

組織的な観点で大切なことは、リーダー(マネージャー)クラスがコスト削減・生産性向上や上位方針などの目的を明確に提示することが大切です。

当たり前の話のように思えますが、コンサルをすると、ここですでに躓いている会社が非常に多いのが実態です。

リーダーやマネージャーが「効率化」ばかりを連呼して、その先を見据えられていない場合が多々あります。

大切なことは抽象度の高い部分からきちんと順番に整理していくことです。

具体的なイメージを記載すると以下になります。

「世界情勢」→「CSR方針」→「会社ビジョン」→「中長期経営計画」→「日常業務(効率化)」

日常業務(効率化)はあくまで上位方針で定めた目的を達成するための手段という位置付けになります。

私もサラリーマン時代が長かったので、身を持ってよく分かりますが、「日常業務(効率化)が上位方針を達成する手段になっているか?」ということは定期的に意識しないと見落としがちになってしまいます。

このあたりはリーダー・マネージャークラスがコントロールして、上手く繋がりを持たせましょう。

業務効率化のポイント3:効果が大きい効率化を仕組み化する

業務効率化のポイント3つ目は効果が大きい効率化を仕組み化することです。

業務効率化を組織的に行うと、大体1つ以上は効果を発揮するものが現れるはずです。

大切なポイントは効果が大きい効率化を分析してポイントを抽出し、仕組み化することです。

仕組みを考え、その他のメンバーに水平展開すると、組織的に効率的な業務効率化が狙えます。

組織的に業務効率化を行うメリットは優れた事例を水平展開できるところにあります。

組織を率いるリーダー・マネージャークラスにそのような目線があることが大切になります。

参考内部リンク:【ビジネスでの仕組み化の方法、作り方】自動車メーカーを2軸で解説

業務効率化のポイント4:定期的に見直す

業務効率化のポイント4つ目は定期的に見直すことです。

一時的に業務効率化が促進できていたとしても、リーダー・マネージャーの異動、メンバーのローテーションなどで、効率化した内容がいつの間にか消えてしまい元通りというパターンがよくあります。

業務効率化は一定のスパンで業務効率化が定着しているか、新たな業務内容で業務効率化ができる内容がないかなどを見直すことが大切になります。

先述した仕組み化の中に、定期的な見直しがかかるような仕組みを折り込むのが望ましいでしょう。

「業務効率化」には終わりはないのです。

仕事・ビジネスの効率化を図る考え方【個人編】

仕事・ビジネスの効率化を図る考え方【個人編】

次に個人に関する仕事・ビジネスの効率化を図る考え方について考察していきましょう。

個人レベルにおいては、様々な工夫が無限に可能です。

個人の業務効率化に繋がるアイデアは別の記事でもたくさん解説していますので、興味のある方はご一読下さい。

内部リンク:【仕事が速い人の特徴 9選】スピードアップの方法/コツ

内部リンク:【すぐやる人の特徴】すぐやるコツ 9選

内部リンク:【仕事は予習・準備で8割以上が決まる!】予習・準備のコツ5選

個人レベルの効率化ポイント1:効率化 優先順位の考え方

個人レベルの効率化ポイント1つ目は効率化 優先順位の考え方です。

「効率化」と聞くと、すぐに「短縮」をイメージしてしまう人が多いかと思いますが、これは大きな間違いです。

効率化を考えるときに非常に大切なポイントは「削除」→「集中」→「短縮」の順番で考えるようにすることです。

大きな企業であればあるほど、「これなんでやってるんだっけ?」というような内容が必ずあります。

その際は「削除」できないかを最優先で考えることが大切です。

削除しても質の低下、デメリットに繋がらないような内容は意外にたくさんあります。

そのような内容を狙い撃ちすると、効率化の効果が大きいです。

どうしても「削除」が難しい場合に「集中」「短縮」と順番に考えていくことが大切です。

要は「効果が大きい順番に考える」ということです。

この発想は仕事・人生・時間管理など、全てに応用可能な考え方ですので、是非覚えておきましょう。

内部リンク:【時間管理ができない・苦手な人へ】時間管理術は3つの軸を押さえよう

個人レベルの効率化ポイント2:3つのスパンで考える

個人レベルの効率化ポイント2つ目は3つのスパンで考えることです。

業務効率化するスパンとしては3つのスパンが考えられます。

それが「試行」「恒久」「仕組み化」の3つです。

「試行」とは?

「試行」は机上で仮説を立てた内容をお試しで部分的に実行することです。

業務効率化をする時に、いきなり全面的に「削除」や「集中」を始めてしまう個人がたまにいますが、上手くいかなかった時に時間やコストの被害が尋常ではなくなります。

必ず部分的な「試行」から行い、何がどのくらい効率化出来たのかを定量的(定量的な評価が難しい案件は定性的でも可)な指標で評価するようにして下さい。

「恒久」とは?

「恒久」は「試行」で実行して効果があった内容、課題があった内容などを修正した上で全面的に実行することです。

「仕組み化」とは?

最後に一番重要なポイントが度々登場している仕組み化です。

90%以上の個人(会社レベルでも同じ)は「試行」「恒久」のステップで満足して完了してしまいます。

実はそこが業務効率化出来ない元凶だったりします。

「恒久」で対応した内容をきちんとマニュアルやフローチャートに落とし込み、「仕組み化」することです。

極端な例えですが、明日から部署のメンバーが全員入れ替わったとしても、そのマニュアルやフローチャートを観ながら、引き継いだメンバーが仕事を出来る状態にまで整備することです。

業務効率化が進んでいる個人(組織)は「試行」「恒久」「仕組み化」のステップが常にグルグル回っています。(巷で言うPDCAサイクルに近い感じですね。)

必ずこの3つのスパンで業務効率化を考えるようにして下さい。

個人レベルの効率化ポイント3:会議を工夫する

個人レベルの効率化ポイント3つ目は会議を工夫することです。

ここからは少し実践的な内容です。

「効率化」と聞くとついつい難しく考えてしまいがちです。

しかし、効率化して効果が大きいことというのは「当たり前」のように我々の身近にあるものです。

例えば、会社の会議がそれに当たるでしょう。

会議の時間を1時間から30分に短縮し、質が変わらなければ、もの凄い効率化です。

会議の工夫については以下の記事にまとめてありますので、ご一読下さい。

内部リンク:【会議が苦手/うまくいかない人必読】短く効率化した会議の進め方

個人レベルの効率化ポイント4:整理整頓の徹底

個人レベルの効率化ポイント4つ目は整理整頓の徹底です。

サラリーマン時代の実話ですが、「効率化」を声高に叫ぶ上司の机が書類でくちゃくちゃになっており、提出した書類が上司の机で複数回行方不明になったことがありました。(笑)

本気でギャグです。(笑)

意外に自分の机から書類を探す時間、パソコンのフォルダからファイルを探す時間というのはバカになりません。

あなたの机やパソコンのアイコンは整理整頓されているでしょうか?

依頼された物を15秒以内を目安にみつけられなければ、危険信号点灯です。

この機会に整理整頓を徹底しましょう。

それだけで30分/日の効率化になることはザラです。

内部リンク:【整理整頓が苦手、できない人は必読】家庭、仕事での整理整頓のコツ

個人レベルの効率化ポイント5:メール

個人レベルの効率化ポイント5つ目はメールです。

私はメールというのは「効率化」の能力が顕在化する究極のツールだと考えています。

究極はメール(電話含む)でやり取りせずに仕事が進む仕組みを考えることが効率化です。

メールを送るにしても「極力少ない文字数で適切に内容を伝える」のがメールの本質です。

何ならメールタイトルだけでザッと内容がイメージできるメールが最高です。

メールというのは二重に時間を奪うツールです。

メールを打つ人の時間とメールを読む人の時間です。

この事実を常に意識してメールを使用する人とそうでない人とでは天と地の差がつきます。

あなたはメールの工夫、できていますか?

内部リンク:【メールタイトル・書き方はセンスの集大成】ビジネスメール術 4選

今回は以上です。

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