こんにちは、ヨットです。
この記事は以下の人に向けて書きました。
- 新入社員でメールを使用する方
- メールの書き方を知りたい人
- 今までビジネスメール術について考えたことが無い方
- 業務効率化を考えている方
※この記事と併せて読みたい記事
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それでは「ヨット講座」始めましょう。
※以下はヨットのプロフィールです。（Twitterフォロワー数は2021/1/1現在です。）
メールのタイトル・書き方はセンスそのもの
先日、下記のツイートをしました。
恐ろしいくらいにその人のセンスが出るもの、それは「メール」です。
大企業出身の著者は社内、取引先などの方、少なくとも4,000人以上とメールのやり取りをしました。
これは恐ろしいくらいに例外がありません。
・・・ということはです。
逆説的に考えれば、メールタイトル・書き方のクオリティーを向上させれば、仕事のクオリティーも比例して上がるとも言えます。
今日は私のメールタイトル・書き方などのメール術を解説していきます。
ビジネスメール術の書き方：本質4選
メールというのはその人の「生き様」が顕著に出ます。
それにも関わらず、「メール術、書き方を学ぶ」人は意外に少ないのが実態です。
大企業2社に勤めていた私が確認した一次情報なので間違いありません。
ということはです。メール術、書き方を学んで、それを実行に移すだけで、上位5%の優秀な社員の仲間入りです。
メール術、書き方を身につけて、周りと差を付けましょう。
メールの書き方1：件名/タイトルはセンスの集大成だと心得る
メールの書き方1つ目は件名/タイトルはセンスの集大成だと心得ることから始まります。
一番重要なことはメールの件名/タイトル付けです。
例えば、あなたが会議を開催するメールを送りたいとしましょう。
- A【進捗確認会議について】
- B【9/12 13:00〜14:00 B会議室@進捗確認会議】
AとBどちらが分かりやすいでしょうか？
間違いなくBですよね。
もう一つ例を挙げましょう。
- A【技術資料請求】
- B【優先度低：技術資料請求 〜10/30まで】
こちらについても間違いなくBですよね。
メールの件名/タイトルは相手への気遣い
メールの件名/タイトルは相手への気遣いそのものです。
私自身の体験からお話するならば、業務量がピークの時には社内外から1日400件前後のメールが届いていました。
その時にメールを開かないと何を依頼したいのか検討もつかないようなメールが届くと、辟易させられました。（その辟易させられるメールを開くと内容もよく分からず、更に辟易とさせられることも。笑）
要は相手の「時間を奪わない」ことや、相手が「優先順位を的確に判断出来る」ようなメールの件名/タイトルにすることが重要なのです。
相手からは「気遣いが出来る優秀な人だな」と判断されて、相手の中で返信の優先順位を上げて貰えることでしょう。（これは私が実際にそうしていました。）
メールの件名/タイトル 3つのポイント
メールの件名/タイトルのポイントは3つです。
- 優先度
- 希望日時、場所
- 件名
いつまでに、何をして欲しいのかが不明確な件名/タイトルのメール対応は間違いなく後回しにされます。
相手と自分の限られた時間を有効に使用するためにも、このポイントは押さえたタイトルにしたいところです。
メールの書き方2：メールの基本構成
メールの書き方2つ目はメールの基本構成についてご説明していきたいと思います。
下記にメールの基本構成のイメージについてまとめます。
ヨット様：→送信相手（ここでは社内と想定します。）
いつもお世話になっております。：→定型挨拶（社内なら無しでも良いかと。）
【ご依頼内容とその背景】：→こちらの意図と依頼している背景を簡単に書く
例：市場不具合により、過去の技術資料確認が必要なため、資料請求をしたい。
【〇〇資料請求：〜9/20 送付希望】：→依頼内容概要といつまでに
請求資料：A/B/C 〜9/20まで希望です。：→欲しい種類の資料と納期を明記
ご多忙の中、恐縮ですが、ご協力よろしくお願い致します。：→定型挨拶
ヨット（090-XXXX-XXXX）：→携帯番号を教えても問題無いお相手なら、番号を記載しておくと、細かい確認などがある際に相手が直通で電話をかけてきやすいです。
メールの書き方で大切な発想：「引き算」
上記のメールの書き方説明をお読みになって、「当たり前じゃないか」と思ったあなたは非常に優秀ということです。
この定型の書き方に沿って書いておらず、内容が非常に分かりにくい人は多々存在します。
いかに「極限まで短い内容、書き方」で「相手に的確に伝えるか」がポイントです。
無駄に長く、小説のような書き方のメールはビジネスでは読んで貰えません。
相手の読む時間を増やさないためにも、自分の書く時間を増やさないためにも、「引き算」を意識してメールを書くようにしましょう。
メール術その3：フォルダ整理整頓で時間節約と管理
次にメールのフォルダ管理です。
上記はメールのフォルダの整理整頓方法の概略をまとめた画像です。
私のメールフォルダ分け方法はもう少し複雑ですが、ここでは簡略化してご説明します
- メールは基本的に2回見ない
- 必要なタイミングで引き出してこられる
メール処理の鉄則：2回見ない
メール処理で大切なことは極力「2回見ない」ことです。
私がサラリーマン時代に周囲を観察した結果、面白いことに気付かされました。
それは受信フォルダに溜まっているメールの件数と仕事の速さが反比例することです。これには例外はありませんでした。
例えば、メールで送付する資料が揃うまで、受信フォルダに入れておいて、いざ資料の準備が出来たとしましょう。
その間に届いた別のメールが受信フォルダに山積みになっており、資料を返信するメールを探すところからのスタートになってしまいます。
一回で考えるのであれば、10秒〜20秒でしょうが、これを千回、一万回と繰り返すとかなりの時間になります。
更にはメールが山積みになっていることで、大切なメールを見落とすリスクも当然高まります。
基本的にメールは「1度しか見ない」ようにすることです。
- 不要な連絡メールなどは確認・即座に削除する。
- メールは一度開いたら読み切り、その場で返信する。
- 資料等が即座に準備出来ないメールは「拝受しました、資料を準備致します」と返信をし、未処理案件フォルダに移行する。（当然忘れないリマインドの方法も仕組み化しましょう。）
上記のような「当たり前」のことを愚直にやれるか否かが、「時間を支配する」「時間に支配される」の別れ道なのです。
必要な時、即座に引き出せるのがメールが整理整頓できているということ
こちらもサラリーマン時代の実話なのですが、上司から「A案件のBエビデンスメールを送ってくれ」と言われて、「見つかりませんでした」と返答している部下がいました。
当然、先に説明したような定義付けたフォルダ分けはされておらず、収集がつかなくなっているフォルダ状態でした。
そのために口頭ではなく、メールでやり取りをしているという方も多いでしょう。
せっかくエビデンスを残したのに、必要な時に引き出してこられないと全く意味がありませんよね。
メールは即座に引き出せる状態、フォルダ管理、整理整頓状況を意識するようにしましょう。
メール術その4：受信メールの優先順位を視覚化
ここまでスラスラと読み進めてきたあなたは大変優秀な方でしょう。
最後にメール術の仕上げをしましょう。
それは受信メールの優先順位を視覚化することです。
これを読んでおられる方には管理職やエグゼクティブの方もおられるかと思います。「一日、千通のメールが来る」と言った方も少なくないかと存じます。
そんなあなたにオススメなのが「条件付き書式」です。
この設定をすれば、「パッ」と見で優先順位が判断出来るようになりますので、かなり時間の節約や、業務効率の向上に繋がります。
詳細は分かり易く説明して下さっているサイトを見つけたので、そちらを参考にしてみて下さいね。↓
【条件付き書式の設定方法】https://www.crie.co.jp/chokotech/detail/244/
メールの書き方はあなたの未来を切り開く
最後まで読んで下さった方、ありがとうございました。
この記事はメールの書き方やメール術といった、あまり派手さの無い地道な内容です。
地道な内容が積み重なると、大きな力を発揮するのはこの世の真理です。
是非、今日から「行動」してみて下さいね。
今回は以上です。
※その他の関連リンクは以下です。
リンク：【会議の進め方】短い時間で効果を発揮する会議は何が違うのか？