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【時間管理ができない・苦手な人へ】時間管理術は3つの軸を押さえよう

2020年9月6日

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【時間管理ができない・苦手な人へ】時間管理術は3つの軸を押さえよう

2020年9月6日

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 時間管理ができない・苦手という人
  • 時間管理の具体的な方法について学びたい人
  • 時間管理術について学びたい人
この記事を読むと、時間管理ができない/苦手な人から時間管理ができる/得意な人に生まれ変わり、時間を「支配」するキッカケを得られます。

※この記事と併せて読みたい記事は以下です。

内部リンク:仕事が進まない時→着地点から逆算して、なぜ進まないかを考える

内部リンク:仕事でのキャパオーバー→自分が成長するチャンス【新人必読】

内部リンク:【時間感覚を制するものは人生を制す】時間感覚を鍛える5つの方法

内部リンク:【時間が大切な本質的理由→本質的には等価交換が不可能だから】

内部リンク:【日程・スケジュール管理のコツ】管理できない人が心がけるべきポイント7選

内部リンク:【生活リズム:朝型のメリット】ハイパフォーマーはなぜ朝が早いのか?

内部リンク:【無形資産を保有する個人が強い時代】無形資産の作り方、具体例

それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterフォロワー数は2020/12/30現在です。)

ヨットのプロフィール

時間管理が苦手な人へ、時間管理の重要性

時間管理が苦手な人へ、時間管理の重要性

はじめに時間管理ができない/苦手だという人に向けて、時間管理の重要性をお話したいと思います。

資本主義社会では時間管理=仕事能力と言えます。それほどに仕事において重要なウエイトを占めています。

なぜなら、仕事とは時間を管理することだからです。

特定の日時までに売り上げを挙げなければ、会社は赤字です。

特定の日時までに取引先に支払いができなければ、会社は倒産です。

冗談抜きで1秒遅れて「倒産」ということもありうるのです。

会社は社員の時間管理の集大成で成り立っています。

それほどに重要な概念が時間管理です。

これを読んでくださっている勉強熱心で優秀なあなたはこの事実を胸に刻みましょう。

※すぐやるコツは別の記事で解説していますので、併せてご一読下さい。

内部リンク:【すぐやる人の特徴】すぐやるコツ 9選

自動車メーカーで磨かれた時間管理術

自動車メーカーで磨かれた時間管理術

時間管理術について解説していく前に、少し私のバックグラウンドをお話したいと思います。

私は某自動車メーカーのエンジニア畑出身です。

サラリーマン時代には20年に1回規模のプロジェクトを2プロジェクト担当するという幸運(不運?)に恵まれました。

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当然、業務量はいまだかつてなく大量、課題は頻発、毎日各種打ち合わせの嵐で正にこの世の地獄絵図。

この状況の中でチーム内では進捗遅れが頻発しました。(チームとして上手く機能出来なかったことはいまだに反省点です。)

少し手前味噌な内容になりますが、私の案件はほぼ進捗遅れが出ませんでした。業務量は周囲の1.5倍前後を担当していたにも関わらずです。

今日はその実体験から得た時間管理方法に関する考え方を解説していきたいと思います。

時間管理方法:3本の矢

時間管理方法:3本の矢

時間管理方法の考え方で非常に重要な3本の矢とは何でしょうか?

「時間資産/予算」確保の重要な3つの軸がある。それは「削除」「集中」「短縮」の3つ。優先順位1「削除→無くせないか?」、優先順位2「集中→力の入れどころは合っているか?」、優先順位3「短縮→もっと速く、効率良くできないか?」優先順位はこの順番。3→2→1にならないように気をつけましょう

この3つについて説明して行きます。

※この項目は整理整頓と共通する考え方が多いので、興味のある方はそちらも併せてご一読下さい。

内部リンク:【整理整頓が苦手、できない人は必読】家庭、仕事での整理整頓のコツ

時間管理方法 3本の矢 その1:「削除」

時間管理での最優先事項は「削除」です。

「削除」とは「無くせないか?」を意味します。

「時間管理ができない」と言って苦しんでいる人々の共通点はこの「削除」が上手く出来ていない場合が非常に多いです。

時間管理という概念で考えるのであれば、1日は24時間であり、それ以上でも以下でもないのです。

人間である以上、睡眠、食事などの時間は必ず必要になってきます。

そうすると1日の実働可能時間はせいぜい頑張っても19時間程度です。

人間である以上、様々な限界があります。

そこで大切になってくるのが「削除=無くせないか?」という発想です。

「そんなのはできない、無理」と言う人が登場したら・・・

この様に申し上げると、必ず1人は「うちの会社ではできないです。無理です。」という人が登場します。(笑)

その様な時にはできないという人に向けて、私は以下の4点について問いかけることにしています。

①リスクマネジメントに影響しない

②社員満足に影響しない

③顧客満足に影響しない

④利益に影響しない

①〜④全て影響しなければ、即「削除」対象リスト入りです。

大企業であれば、特にその傾向が強いですが、昔からの伝統の仕組みが形骸化して残っている場合が非常に多いのです。

誰の利益にもなっていないにも関わらず、「何となく」続けていることは、きちんと整理して削除するべきだと考えています。

サラリーマン時代にはこの「削除=無くせないか?」を常に自分や周囲に問いかけ続けた結果、異次元の業務効率になったことは実績としてお伝えしておきたいです。(様々な進捗率やアウトプット件数が2倍以上を叩き出していました。)

この様に逆説的に物事を捉える発想が非常に大切です。

明日から是非意識してみて下さい。

時間管理方法 3本の矢 その2:「集中」

次に時間管理の優先順位2「集中」について説明して行きます。

「集中」とは「力の入れどころは合っているか?」を見極めることです。

極端な例え話ですが、あなたが営業マンだとします。

案件1:売り上げ金額は10億円、利益率20%、対応工数は100時間

案件2:売り上げ金額は1億円、利益率10%、対応工数は120時間

さて、あなたはどちらに力を注ぎ込むでしょうか?

様々な人間関係やこれまでの付き合い、信頼関係などを一旦置いておけば、間違いなく案件1でしょう。

何なら力の入れ方が案件1:案件2で9:1くらいでもいいかもしれません。

しかし、これが実社会になると、5:5や3:7の比率に逆転してしまっている人が少なくありません。

真面目で愚直な人に多いパターンです。

一度少し立ち止まって、今の業務に対して考えてみて下さい。

自分の注いだ時間でどれくらい効果が出るのか?

今は効果が出なくても、将来的な下積みとしてやるべきことなのか?を常に自分に問いかけて、「集中」していくことが大切です。

時間管理方法 3本の矢 その3:「短縮」

最後に時間管理の優先順位3「短縮」です。

「短縮」は「もっと速く、効率良く出来ないか?」ということです。

これは巷でも話題になっている時間管理術などでもよく語られていることですね。

タイピングスピードを上げる、歩くスピードを上げる、ショートカットキーを使う、型/フォーマットを仕組み化するなどなど。

これらは時間管理術の本などでも往々にして語られていることなので、ここでは説明を省略します。

時間管理で間違えてはならない重要なポイント

時間管理で間違えてはならない重要なポイントは優先順位はご説明申し上げた通り、「削除」→「集中」→「短縮」の順番です。

真面目な人ほど「短縮」→「集中」→「削除」になっていることが往々にしてあります。

この順番ではいくら時間があっても足りませんし、絶対に時間管理が成立しません。

必ず「削除」→「集中」→「短縮」の優先順位で考える様にして下さい。

時間管理術は人間関係などへ応用可能

時間管理術は人間関係などへ応用可能

この記事を読んで下さっている方は時間管理術に興味がある方かと思いますが、最後に補足させて下さい。

この記事でご説明した時間管理の考え方は時間管理以外にも応用可能です。

ネットワークでリアルタイムで様々な人とやり取りできる様になってから、人間関係はますます複雑化し、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

私は人間関係についても「削除」→「集中」→「短縮」を徹底しています。

「削除」→やたらと人付き合いを増やさない。

「集中」→真に愛情を注ぎたい人にリソースを集中する。

「短縮」→仕事上の人付き合いは最短に。

少し、ドライに聞こえるかもしれませんが、本当に大切な人に愛情を注ぐためには必要なことなのではないかなと考えています。

内部リンク:人間関係がうまくいかないときに試したい7つの方法

内部リンク:【苦手な人がいる・苦手なことがある人へ】結論→苦手は克服しなくてもいい!

内部リンク:【仕事、人間関係などから逃げたい人へ】結論→逃げるのも勇気(条件付き)

時間管理ができない・苦手な人から脱却しよう!

時間管理ができない・苦手な人から脱却しよう!

最後まで読んでくださって、ありがとうございました。

この記事に記載した時間管理方法を実行すれば、必ず時間管理ができない・苦手な人から時間管理ができる・得意な人に変身できます。

最初の一歩を踏み出すには少々勇気がいる内容かもしれません。

私が初めて時間管理について工夫し始めた時も少しビビリながら試行錯誤を繰り返した記憶があります。

しかし、やってみると、「もっと早く時間管理の工夫を始めれば良かった」と思いました。

あなたにも是非その体験をしてして頂きたいと思います。幸せな人生が送れるようにお祈り申し上げます。

今回は以上です。

※この記事のその他関連記事は以下になります。

リンク:【隠れた名著】おすすめの本 10選

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