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仕事が進まない時→着地点から逆算して、なぜ進まないかを考える

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仕事が進まない時→着地点から逆算して、なぜ進まないかを考える

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 個人レベルの仕事がうまく進まないと悩んでいる人
  • プロジェクトのような関係者が複数いる仕事がうまく進まないと悩んでいる人
この記事を読むと、それぞれの仕事がうまく進まない理由を考察し、どのような工夫をすることで仕事がスムーズに進むのかのヒントが手に入ります。

※この記事と併せて読みたい記事

内部リンク:【日程・スケジュール管理のコツ】管理できない人が心がけるべきポイント7選

内部リンク:【計画を立てるのが苦手な人へ】仕事での計画の立て方 ポイント5選

内部リンク:【時間管理ができない・苦手な人へ】時間管理術は3つの軸を押さえよう

それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterフォロワー数は2021/4/14現在です。)

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個人レベルの仕事がうまく進まない時に考えるべきこと

個人レベルの仕事がうまく進まない時に考えるべきこと

さて、まずはじめに「個人レベルの仕事がうまく進まない時に考えるべきこと」について解説していきたいと思います。

想定原因・対策方法を解説します。

個人レベルの仕事がうまく進まない想定原因1:着地点が定まっていない

個人レベルの仕事がうまく進まない想定原因1つ目は着地点が定まっていないパターンです。

この記事を読んで下さっているような優秀なあなたの場合は大丈夫だと存じますが、このパターンの人は意外に多いです。

例え話で考えてみましょう。

マラソン大会に出ればコースとゴールは当然決まっています。

予習したコースとゴールをイメージしながらペース配分や練習でやるべきことを考えるはずです。

ヨットで航海に出るには地図で想定ルートとゴールを決めます。

予習した想定ルートとゴールをイメージしながら日程、飲料・食料の準備や天候などを考えるはずです。

いずれも当たり前のことですよね。

しかし、これが仕事になった途端にできなくなる人は少なくないのです。

「いつまでに」「何を」「どこまで」やれば良いかを明確にした上で「プロセス」をイメージしながら仕事を進めることが大切です。

この辺りは企画立案の考え方を学ぶと、よりイメージしやすいと思います。

下記にリンクを貼っておきますので、興味のある方はご一読下さい。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

個人レベルの仕事がうまく進まない想定原因2:忘れ・漏れが多い

個人レベルの仕事がうまく進まない想定原因2つ目は忘れ・漏れが多いパターンです。

着地点はきちんと定まっているのですが、プロセスで忘れ・抜け・漏れが発生するパターンです。

上司から指摘された内容の織り込みを忘れていて、りんぎ書が締め切り直前にやり直しになる。

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官庁届出の書類の提出を忘れていて、大慌てで準備する。

出張旅費の精算を忘れていて、上司に「いつまで溜めてんだ、今すぐやれ」と叱られ、一旦その他の仕事が全て止まる。

私がサラリーマン時代に目撃した一次情報です。(笑)

小さなことはついつい後回しにしたり、忘れ去ってしまいがちですが、「時間差」で仕事がうまく進まない状態の起爆装置になることが少なくありません。

小さなことを忘れることは仕事がうまく進まない原因だと捉え、忘れ防止を徹底しましょう。

仕事の忘れ防止のヒントは以下の記事にまとめてありますので、参考にしてみて下さい。

内部リンク:【仕事の忘れ防止:対策方法6選】仕事を忘れない小さな工夫

個人レベルの仕事がうまく進まない想定原因3:問題や問題の本質が見えていない

個人レベルの仕事がうまく進まない想定原因3つ目は問題や問題の本質が見えていないパターンです。

着地点も定まっているし、忘れ・漏れも無い、だけどなぜか仕事がうまく進まない。

そんな人は問題や問題の本質が見えていないのかもしれません。

そんな時は以下のようなことを意識して考えてみましょう。

  • 仕事がうまく進んでいない個人の共通点をまとめる。→根本原因が浮き彫りになる。
  • 仕事がうまく進んでいる個人の共通点をまとめる。→仕事をうまく進めるためのポイントが浮き彫りになる。
  • 抽象度の高い部分から考え、全体像の中のどこで停止しているのかを明確にする。→どの項目とどの項目を繋げると動き出すのかを理解する。
  • 他の人にアドバイスをもらうなどして視点を変える。→多角的な視点で考察する。
このような思考の型に当てはめて、仕事がうまく進まない真因を発見し、その問題を解決することです。

このあたりのもう少し詳しいお話は以下の記事にまとめてありますので、ご一読下さい。

内部リンク:本質を見抜く力を持つ人の思考法 6選

内部リンク:【問題解決能力を磨こう!】問題解決の思考法 5選

プロジェクトのような関係者が複数いる仕事がうまく進まない時に考えるべきこと

プロジェクトのような関係者が複数いる仕事がうまく進まない時に考えるべきこと

次に「プロジェクトのような関係者が複数いる仕事がうまく進まない時に考えるべきこと」を解説していきたいと思います。

関係者が複数いる仕事がうまく進まない想定原因1:それぞれの思惑が交錯している

関係者が複数いる仕事がうまく進まない想定原因1つ目はそれぞれの思惑が交錯しているパターンです。

「自分の部署が得する・損をしない・楽ができる方向に持っていきたい」といったような思惑から、こう着状態に陥るパターンです。

大企業などでは「仕事を進めるための会議・打ち合わせ」が「仕事を止めるための会議・打ち合わせ」になっていることすら珍しくないです。

そのような時には、あなたが起点になって目的を再定義しなければなりません。

仕事がうまく進まない状態に陥っている時には、各関係者が一旦合意できる抽象度まで引き上げることです。

例えば、自動車のリコール対応で関係部署の意見がまとまらず、どうにも進まずこう着状態になっていると仮定しましょう。

そんな時は以下のように一番抽象度の高い部分まで引き上げてみることです。

「まず、現時点で各部署が今一度認識すべきことは、1秒でも早くリコールの対応方法を決定し、お客様に安全な車をお届けすることではないでしょうか。」と。

これに反論する部署はまずいないはずです。

確実に足並みが揃う合意できる部分まで抽象度を引き上げて合意した後に、今度は抽象度を少しづつ引き下げて合意の接点を見出すことです。

具体で止まったら抽象へ、抽象で止まったら具体へ。

これを意識して使い分けると、仕事がうまく進まないこう着状態を打破できるのです。

この項目に関連した具体的なテクニックなどは以下の記事にまとめてありますので、ご一読下さい。

内部リンク:【主導権を握る方法】仕事、恋愛で主導権を握る人には〇〇がある

内部リンク:【会議が苦手/うまくいかない人必読】短く効率化した会議の進め方

関係者が複数いる仕事がうまく進まない想定原因2:5W1Hが不明確

関係者が複数いる仕事がうまく進まない想定原因2つ目は5W1Hが不明確なことです。

5W1Hとは、「When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)」の頭文字を取ったものです。

仕事がうまく進まない場合というのは必ずこの中に原因が隠れています。

When(いつ)→期限が不明確

内部リンク:【期限遵守・厳守は人生の本質】期限を守れない人が意識すること

Who(だれが)→誰が担当するのかが不明確、責任範疇が不明確

What(なにを)→具体的にやることが不明確、抽象→具体に掘り下げれていない

Why(なぜ)→なぜやらなければいけないかを理解せずに、目的と手段が入れ替わり、食い違いが発生する

How(どのように)→どのような手段でやるのかが不明確で思い違いが生じる

関係者が多ければ多いほど、この「5W1H」の内容を徹底的に割り振ることが大切です。

関係者が複数いる仕事がうまく進まない想定原因3:議事録を書かない

関係者が複数いる仕事がうまく進まない想定原因3つ目は議事録を書かないことです。

「5W1H」を徹底的に明確にすることの重要性は先述しました。

せっかく「5W1H」が一時的にまとまっても、誰も議事録にまとめておらず、結局次の日にはあやふやになり仕事が進まないのでは勿体なさすぎます。

自分から立候補して議事録を書きましょう。

議事録係になると、会議や進行をコントロールできるので一石二鳥です。

議事録の書き方のコツもマスターしておきましょう。

内部リンク:【議事録が苦手、書けない人必読】議事録の書き方/まとめ方のコツ

今回は以上です。

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