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【仕事は予習・準備で8割以上が決まる!】予習・準備のコツ5選

2021年1月31日

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【仕事は予習・準備で8割以上が決まる!】予習・準備のコツ5選

2021年1月31日

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 仕事の予習・準備をしないという人
  • 仕事の予習・準備ができないと悩んでいる人
  • 仕事の予習・準備の重要性を知りたい人
  • 転職・独立の準備をしている人
この記事を読むと、仕事の予習・準備とは何か、仕事の予習・準備の質で成果の8割以上が決まる理由を理解し、仕事の予習・準備の質を高めるヒントが得られます。

※この記事と併せて読みたい記事

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それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterフォロワー数は2021/1/31現在です。)

ヨットのプロフィール

仕事の予習・準備とは何か?

仕事の予習・準備とは何か?

はじめに仕事の予習・準備とは何かについて考えていきましょう。

仕事の予習・準備とは何かを真剣に考察すると面白いことに気づかされます。

仕事の予習・準備→前もって仕事に備えること

まずは模範解答からいきましょう。

仕事の予習・準備とは「前もって仕事に備えること」を指します。

もう少し細かく定義しましょう。

予習→前もって学習すること。

準備→物事をする前に、あらかじめ必要なものをそろえたり態勢を整えたりして用意をすること。

こちらが模範解答になります。

ここでポイントになってくるのが、なぜ「前もって仕事に備えること」が重要になるのかという点です。

その部分について考察を進めていきましょう。

ポイントは3つです。

仕事の予習・準備が重要な理由1:期限を厳守するため

仕事の予習・準備が重要な理由1つ目は期限を厳守するためです。

仕事の本質の一つは期限を厳守することです。

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会社の経営というのは期限を厳守することで成り立っています。

打ち合わせが遅れると決定が遅れます。

決定が遅れると売り上げが遅れます。

売り上げが遅れると赤字になります。

赤字が続くと、支払いが遅れます。

支払いが遅れると、不渡り処分を受けます。

不渡りを出すと、実質的に倒産です。

ここでヒヤリとしたあなたはかなりセンスが良い方でしょう。

そうなのです。

打ち合わせや決定を絶対に遅らせないためには質の高い予習・準備が不可欠なのです。

これは全ての業種業界において、共通の本質なのでご記憶頂ければ幸いです。

内部リンク:【期限遵守・厳守は人生の本質】期限を守れない人が意識すること

仕事の予習・準備が重要な理由2:自分の「寿命」を長くするため

仕事の予習・準備が重要な理由2つ目は自分の「寿命」を長くするためです。

100%ノンフィクションの事例で考えてみましょう。

Aさんはいつも自分が主催する会議の予習・準備を疎かにしていました。

会議は1時間の予定が1時間半以上になることがザラです。

更には1時間半以上の会議の結果、何も決まらず、その翌週も同じ会議を行っています。

Bさんはいつも自分が主催する会議の予習・準備を徹底的に行っていました。

時には自宅でもシミュレーションしていました。

会議はいつも1時間の予定が45分で終わっています。

もしくは1時間以上になった場合でも、深い議論になり、+αの結論が得られていることがほとんどです。

AさんとBさん、どちらの寿命が相対的に長くなるでしょうか?

Bさんに決まっています。

仕事の予習・準備を徹底的に行うと、人生の時間密度が高くなるのです。

そんな観点で周囲を観察してみて下さい。

面白いことに気づかされるはずです。

内部リンク:【会議が苦手/うまくいかない人必読】短く効率化した会議の進め方

仕事の予習・準備は非常に重要です。なぜなら予習・準備の質が決定スピードや素早い実行に直結するから。また、自分が主導権を握って仕事を進められる確率が高まり、時間密度が高くなります。最終的には自分の人生が長くなるのが、予習・準備なのです。家でワクワクして予習・準備をしている人は本物。

仕事の予習・準備が重要な理由3:問題・課題を事前に発見できるから

仕事の予習・準備が重要な理由3つ目は問題・課題を事前に発見できるからです。

情報授受インフラの発達により、全てがリアルタイム化した現代社会では、様々なリードタイムが極限まで短縮されつつあります。

リードタイムが極限まで短縮されている現代社会では、問題・課題を早い段階で発見できるかは死活問題です。

仕事のプロセスに予習・準備を組み込むことにより、問題・課題を事前に発見できる確率が上がります。

これは非常に大きなことです。

「あれ、このデータ間違っていないか?」、「原価回収の計算式が間違っていた」などの重要な前提条件の誤りを予習・準備段階で発見し、命拾いする例は枚挙に暇がありません。

理由1、2の内容を死守するためにも問題・課題を事前に発見できるかは死活問題なのです。

仕事の予習・準備のコツ 5選

仕事の予習・準備のコツ 5選

ここからは仕事の予習・準備のコツをまとめていきたいと思います。

仕事の予習・準備には「型」があります。

この仕事の予習・準備の「型」をマスターすることにより、精度・スピードが圧倒的に向上し、時間密度が上がります。

仕事の予習・準備のコツ1:全体像を描く

仕事の予習・準備のコツ1つ目は全体像を描くことです。

予習・準備の前にやるべきことがあります。それが全体像を描くことです。

例えば会議を開く際に予習・準備をするとしましょう。

この時大切になるのが、抽象度の高い部分から考えてみることです。

会議の準備の内容から考えるのではなく、この会議は仕事の目的に対してどのような役割を果たすのかを考えてみることです。

そのように考えてみると、様々なことに気づきます。

「あれ、この会議って不要なのでは?」と気づいて時間の節約になるかもしれません。

または「別の会議と統合できる内容だな」といったことに気づき、より精度が高い準備ができるようになります。

このように抽象度の高い部分から考えることが大切です。

全体像の描き方は別の記事が分かりやすいと思いますので、参考内部リンクを貼っておきます。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

内部リンク:【理解力を高める方法→型の理解】理解力がない人→高い人へ

仕事の予習・準備のコツ2:論点・争点を明確にする

仕事の予習・準備のコツ2つ目は論点・争点を明確にすることです。

これは自分一人で考える時も、関係者がいる場合も非常に有効です。

予習・準備が必要な頭脳を使う仕事というのは、常に選択・決定がセットです。

様々な前提条件を定義し、選択・決定するということが、仕事の進める上での関門になります。

そこで大切になるのが論点・争点について自分なりに考えておくことです。

論点:議論の中心となる問題点

争点:争いの的になっている主要点

何が問題になってきそうかを想定し、事前に対策案をセットで考える。

何が争点になってきそうかを想定し、関連データを事前に準備する。

このような予習・準備を積み重ねると、常に主導権を握りつつ、周囲を適切にリードできます。

仕事で予習・準備をする際には、論点・争点を意識してみると、質が高くなります。

仕事の予習・準備のコツ3:先に実証しておく

仕事の予習・準備のコツ3つ目は先に実証しておくことです。

これは私が自動車メーカー勤務時代に実践していた方法です。

大体の人は会議などで指摘されてから、データを集めたり、検証・実証作業に移行します。

私の場合はいくつか仮説を立てて、極力事前にデータを集めたり、論点・争点を勝手に設定して、先に検証・実証作業を行っていました。

指摘されそうなことに対して、事前に検証・実証作業を行っておくと、常に前倒しかつ主導権を握りながら業務が進められるのです。

もちろん5つ準備したら、実際に直近で使用できるのは1つでしょう。

4つは無駄になるので、短期的には時間の無駄に見えるかもしれません。

しかし、仕事というのは面白いものです。

直近では無駄になったデータが1年後、2年後に突然活躍する瞬間が来るのです。

思いもよらぬところでデータが役に立ち、「そんなところまで、数年前に検証していたのか」と周囲から一目置かれるようになります。

そのように一目置かれると、平社員にも関わらず、他部署の次長、課長級から直接依頼されたり、こちらからも直接相談できる直通ネットワークができるのです。

このような状態を構築できれば、かなり仕事がやりやすくなります。

これは私が20代の時の100%ノンフィクションの実話です。

やってみると、見える世界が変わることだけは保証しましょう。

仕事の予習・準備のコツ4:どんなアウトプットに結びつけるかを考える

仕事の予習・準備のコツ4つ目はどんなアウトプットに結びつけるかを考えることです。

仕事というのは、何らかのアウトプットをして初めて完結します。

それは議事録、報告書など様々な形態でアウトプットされます。

コツ1〜3の内容を活かしながら、どんな着地点に着地するかを考えることが大切です。

議事録で押さえるべき型に沿って、ストーリーを自分で整理整頓することが大切になります。

内部リンク:【議事録が苦手、書けない人必読】議事録の書き方/まとめ方のコツ

先にアウトプットのイメージを持ちながら、予習・準備を進めると、よりスピード感を持った仕事ができるようになります。

仕事の予習・準備のコツ5:予習・準備内容と着地内容を比較分析する

仕事の予習・準備のコツ5つ目は予習・準備内容と着地内容を比較分析することです。

予習・準備段階で自分がどこに着地したいのかを明確にできていると、実際の着地内容とのギャップを検証できます。

ギャップがどこから生まれたのかを認識できると、次回以降の仕事の予習・準備の精度は一段と高くなるのです。

レベルの高い人は永遠とこれを繰り返して、仕事の精度を上げています。

意識するだけで見える世界が変わりますので、意識してみて下さい。

内部リンク:仕事の大失敗で立ち直れない人→使命:経験を未来の部下に伝える

仕事の予習・準備が8割の法則は転職・独立も同様

仕事の予習・準備が8割の法則は転職・独立も同様

最後に少し余談です。

仕事の予習・準備はそのまま転職や独立にも繋がります。

人生の全体像を描き、自分の中で論点・争点を整理整頓する。

そして小さく実証に移行していく。

結局のところ、今の仕事でこの記事で書かせて頂いたような予習・準備ができている人が転職・独立で成功できるのです。

転職・独立を考えている人はそんなことも意識してみてはいかがでしょうか?

思わぬ発見があるはずです。

内部リンク:【転職できない人必読】 成功する転職の思考法

内部リンク:【面接が苦手な人必読】面接に受かる人/受からない人の考え方の違い

内部リンク:【サプライズのアイデア5選】感動させるサプライズのやり方

今回は以上です。

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