こんにちは、ヨットです。
この記事は以下の人に向けて書きました。
- 日程表の書き方、押さえるべきポイントを知りたい人
- 日程/スケジュールが上手く管理できず、悩んでいる人
※この記事と併せて読みたい記事
リンク：【日程・スケジュール管理のコツ】管理できない人が心がけるべきポイント7選
それでは「ヨット講座」始めましょう。（※ヨットはこんな人です。Twitterフォロワー数は2020/11/8現在です。）
はじめに：日程表とは？
はじめに日程表とは何かについて考えていきましょう。
この記事を読んで勉強している優秀なあなたは当たり前のように理解していることも多いかもしれませんが、一緒におさらいさせて下さい。
日程表とは？→時間軸と空間軸で進行方法を明確化したもの
まず日程表とは何でしょうか？
日程表のサンプルでご説明すると、横軸が時間軸、縦軸が空間軸になります。
参考：日程表には「全体日程表」「個別日程表」の2種類がある
「全体日程表」はプロジェクト全体の節目、イベントなどが示されている全社共通の日程表です。
「マスタースケジュール」などと呼ばれていることもあります。
全社の各部門がこの「全体日程表」に示された日程を遵守するために、各部署で「個別日程表」を構築します。
「全体日程表」→抽象度が高いもの
「個別日程表」→抽象度が低いもの
日程表を作成する目的は？
日程表を作成する目的は何でしょうか？
※5W1H→Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）
組織内や会社間で業務を進める際には、やりとりをするための基準となるものがなくてはなりません。
「時間軸、空間軸」での基準、共通言語を定め、進行をスムーズにする目的で作成されるツールが「日程表」なのです。
日程表の重要性
日程表を作成し、進行を管理することは仕事の中でも最重要要素の一つです。
それはなぜでしょうか？
進行する日程を考え、日程を守るのが仕事の本質
仕事で一番大切な要素が日程を守ることです。
「売上の納期」や「取引先や銀行への支払いの納期」、「生産開始の納期」などの日程を守れなかったらどうなるでしょうか？
会社が倒産するのです。大袈裟ではなく、事実です。
もうこれ以上ご説明する必要はないでしょう。
日程表を作成する能力と日程表を遵守する能力は仕事の能力の集大成なのです。
したがって、これ以上ないくらいに最重要項目です。
日程表の書き方 ポイント3つ
さて、ここからは日程表を書く際に押さえるべきポイントを解説していきます。
業種業界によって、若干の誤差があると思いますので、参考になるものだけを摘んで頂ければ幸いです。
※下図は本記事の説明用に作成した資料です。ポイントを押さえてご説明するためにあえて簡略化してあります。自動車メーカー時代に作成していた実際の資料はもう少し細かいカスタマイズがされています。
日程表の書き方1：ターゲットの日程を明確にする
日程表の書き方のポイント1つ目は「ターゲットの日程を明確にする」ことです。
自動車メーカーの場合で例えて考えてみましょう。
「全体日程表」で新型車の生産開始タイミングを決定する際には、他社の新型車の生産開始タイミングを予測しながら、企画部門がターゲット日程を明確化します。
その「全体日程表」で示されたターゲット日程に対して、各部署が「個別日程表」で自部署のターゲット日程を一定の余裕率を持ちながら定めていきます。
取引先にも多大なご迷惑をおかけすることになるでしょう。
ターゲットの日程はいつで、なぜその日程なのか？をきちんと自分自身が把握しながら日程表を書きましょう。
日程表の書き方2：項目を極力細分化する
日程表の書き方のポイント2つ目は「項目を極力細分化すること」です。
特に「空間軸」の項目は極力細分化するようにしましょう。
項目を一括りにまとめれば、まとめるほど、進捗の「時間軸」が2週間単位、1ヶ月単位となります。
「時間軸」が長くなると、進捗遅れが発生している場合に発見が遅れ、手遅れになる可能性があるからです。
日程表の書き方3：人員配置、工数を明確にする
日程表の書き方のポイント3つ目は「人員配置、工数を明確にする」ことです。
自動車メーカーに勤務していた頃の私は取引先に対してかなり細かい指示を出すことで有名でした。（笑、今思うと非効率だったなと思うこともあります。）
その一例が要求仕様書を提示する際に、日程表を作成・提示し、人員配置・工数までを指定することです。
目的としては、仕入れ先から提示される見積工数に対して、事前にアンカリングを打つためです。（「これでできるよね」というアンカリングです。）
この項目は日程表に必ず必須ではありませんが、書くことを強くお勧めします。
そのような細かいところまで、指示できる能力があると社内外問わず評価が高まります。
優秀なあなたは是非意識してみて下さい。
※仕様書の書き方は別の記事で解説していますので、興味のある方はご一読下さい。
リンク：【仕様書の書き方 10のポイント】自動車メーカーの仕様書を徹底解説
日程表を制するものは仕事を制す
最後まで読んでくださった方、ありがとうございました。
これは決して過言ではない表現です。
本記事は簡略の基本編ですが、すごくシンプルなことを徹底することが最大の強みになるのです。
今回は以上です。
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