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【計画を立てるのが苦手な人へ】仕事での計画の立て方 ポイント5選

2020年12月29日

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【計画を立てるのが苦手な人へ】仕事での計画の立て方 ポイント5選

2020年12月29日

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 計画を立てられない、計画を立てるのが苦手と悩んでいる人
  • 計画の立て方のポイントを学びたい人
  • 仕事で計画を立てるコツを学びたい人
この記事を読むと、計画を立てられない/計画を立てるのが苦手な理由を理解し、仕事での計画の立て方のポイント、計画を立てるコツを学ぶことができます。

※この記事と併せて読みたい記事

内部リンク:仕事が進まない時→着地点から逆算して、なぜ進まないかを考える

内部リンク:【日程・スケジュール管理のコツ】管理できない人が心がけるべきポイント7選

それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterフォロワー数は2021/1/19現在です。)

ヨットのプロフィール

計画を立てられない理由→企画ができないから

計画を立てられない理由→企画ができないから

はじめに計画を立てられない、計画ができない理由について考えていきましょう。

「計画を立てることはできるけれども、もっと精度を上げたい」と思っている人は次章にお進み下さい。

計画と企画の違い

計画は「実行するために、工程・方法・順序などを明確化すること」です。

企画に対して、抽象度が低く、具体的であることが多いです。

一方で企画は「目的・ターゲットなどを明確化した計画を立てる上での土台」です。

計画に対して、抽象度が高く、抽象的であることが多いです。(※企画の精度を上げるためには、その後の計画の精度を上げる必要があるので、精度の高い計画が含まれている場合も多いです。)

非常に簡単に要約すると、計画は手段、企画は目的と言えば更に分かりやすいでしょう。

計画を立てられない、できない理由→企画意図を理解できていないから

大企業2社での勤務にて、何千人もの取引先のビジネスパーソンと仕事をしてきた一次情報を分析すると面白いことに気づきました。

それは計画を立てられない、計画ができない人は、必ずと言っていいほど企画意図を理解できていなかったことです。

企画意図には「目的」「ターゲット・目標指標」「概算予算」「概略日程(5W1H)」など、非常に重要な内容が含まれています。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

これらの企画意図をきちんと理解していなければ、計画を立てられないのは当たり前です。

仮に計画を立てられたとしても、「目的を達成する手段」になれていないことがほとんどです。

これが精度の低い計画の正体です。

計画を立てる前に「目的」「ターゲット・目標指標」「概算予算」「概算日程(5W1H)」などのポイントをきちんと押さえるようにしましょう。

計画の重要性

計画の重要性

少し余談になりますが、計画の重要性について考えましょう。

計画の進捗管理が仕事の本質

計画が正しく立てられていることを前提とすると、仕事の本質は納期を守ることです。

したがって計画の進捗管理が仕事の本質ということになります。

計画された納期に遅れると、売り上げが遅れます。

売り上げが遅れると、支払いが遅れます。

支払いが遅れると、会社が倒産します。

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鋭いあなたはもうお分かりでしょう。

一人一人の計画の進捗管理で会社の経営は成り立っているのです。

計画を立てて、進捗管理ができるということは仕事ができるということです。

計画ができず、進捗管理ができないということは仕事ができないということです。

いかがでしょう。計画の重要性、お分かり頂けましたでしょうか?

計画の立て方 ポイント5選

計画の立て方 ポイント5選

さて、ここからは計画の立て方を5つのポイントに分けて解説していきます。

この章から読まれる方もいらっしゃると思いますので、一部上述した内容と重複します。ご承知おき下さい。

計画の立て方 ポイント1:前提・制約条件を押さえる

計画の立て方 ポイント1つ目は制約条件を押さえることです。

「目的」「ターゲット・目標指標」「概算予算」「概算日程(5W1H)」などの基本的な内容を徹底的に確認して押さえましょう。

その他にも「顧客の必須要望」「法的な制約」「地域の不文律・ローカルルール」などを押さえましょう。

これらを最初に押さえていないと、いざ始まってから計画が破綻することが往々にしてあります。

「顧客の必須要望」「地域の不文律・ローカルルール」などは明文化されていない場合も多々あるので、社内のベテラン勢などにヒアリングすると良いでしょう。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

地味な作業になりますが、ここが一番重要なポイントです。

計画の立て方 ポイント2:空間軸と時間軸で進行方法を明確にする

計画の立て方 ポイント2つ目は空間軸と時間軸で進行方法を明確にすることです。

下記表で申し上げれば、縦軸が空間軸、横軸が時間軸になります。

要求日程表
そもそも計画をする目的は「5W1Hを関係者と共有し、進捗を管理するため」です。

※5W1H→Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)

「空間軸、時間軸」での基準、共通言語を定め、計画進行をスムーズにすることを意識しましょう。

内部リンク:【自動車メーカーの日程表の書き方】日程表で押さえるべきポイント3つ

計画の立て方 ポイント3:工程が連動している部分の繋がりにはクッション日程を設ける

計画の立て方 ポイント3つ目は工程が連動している部分の繋がりにはクッション日程を設けることです。

例えば、支払い→部材納入→組み立てで考えてみましょう。

そもそもの計画が「支払い→部材納入→組み立て クッション日程 各一日」になっていたとしましょう。

そのような計画だと、自社からの支払いが何らかの要因で三日遅れた時には、部材納入が二日遅れます。

部材納入が二日遅れると、当然組み立てが遅れます。

カツカツの日程計画を立てると、一つ計画が崩れるたびに関係者に迷惑が掛かるわけです。

周囲に迷惑をかけるばかりでなく、自分が再調整する時間も失われます。

これは非常にもったいないことです。

工程が連動している部分は、様々なワーストケースを想定して、クッション日程を計画に差し込むように意識しましょう。

計画の立て方 ポイント4:完璧な計画でなくても良い

計画の立て方 ポイント4つ目は完璧な計画でなくても良いということです。

この記事を読んで勉強しているような、真面目で優秀なあなたはつい完璧な計画を立てようとしていないでしょうか?

私の能力が低いのもありますが、10年以上のサラリーマン経験の中で、全てが計画通りに行ったプロジェクトはひとつもありません。(笑)

完璧な計画を立てることに時間をかけるよりも、70%くらいまで精度を上げて、すぐやり始めた方が最終的なゴールは早いです。

完璧な計画を立てるより、「PDCA」を素早く回すことを意識しましょう。

内部リンク:【すぐやる人の特徴】すぐやるコツ 9選

計画の立て方 ポイント5:視野を広げる

計画の立て方 ポイント5つ目は視野を広げることです。

計画を立てる時にはついつい力が入って目先のことに目がいきがちです。

そんな時こそ、物事をみる抽象度や角度を少し変える意識をしてみて下さい。

内部リンク:【視野を広げると生き方の可能性が広がる】視野が広い人の考え方

ふと、見落としていたことに気づいたり、思わぬ発見があるはずです。

「虫の目・鳥の目・魚の目」を全て活用するイメージを持って下さい。

計画の立て方は人生にも応用する!

計画の立て方は人生にも応用する!

最後まで読んでくださった方、ありがとうございました。

仕事での計画の立て方と人生の計画の立て方というのは意外に似ています。

そんな観点から、人生の計画も立ててみてはいかがでしょうか?

また新たな発見があるはずです。

PS.仕事も人生も上手くいかない時が、実は一番成長できて充実するのです。

今回は以上です。

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