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【日程・スケジュール管理のコツ】管理できない人が心がけるべきポイント7選

2020年11月7日

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【日程・スケジュール管理のコツ】管理できない人が心がけるべきポイント7選

2020年11月7日

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 日程/スケジュール管理ができない人
  • 日程/スケジュール管理のポイントを知りたい人
この記事を読むと、日程/スケジュール管理のポイントを理解でき、日程/スケジュール管理のできない人から管理のできる人に生まれ変わるヒントが得られます。

※この記事と併せて読みたい記事

リンク:仕事が進まない時→着地点から逆算して、なぜ進まないかを考える

リンク:【自動車メーカーの日程表の書き方】日程表で押さえるべきポイント3つ

リンク:守備範囲が広い人は仕事ができる、ビジネスで成果を出す守備範囲

リンク:仕事で雑用ばかりという人へ→まずは雑用を完璧に仕上げること

それでは「ヨット講座」始めましょう。(※ヨットはこんな人です。Twitterフォロワー数は2020/11/8現在です。)

はじめに:スケジュール管理とは何か?

はじめにスケジュール管理とは何か?について考えていくことにしましょう。

結論から申し上げてしまうと、スケジュール管理とは「時間軸でやることを整理整頓すること」です。

「スケジュール管理ができない」とお悩みの方の共通点は整理整頓ができないことです。

真剣に「日程/スケジュール管理ができるようになりたい」と考えているのであれば、整理整頓力が必須事項です。

整理整頓については別の記事にまとめてありますので、真剣な方は下記の記事をご一読下さい。

リンク:【整理整頓力】家庭、仕事で能力を発揮する人の6つの考え方

スケジュール管理の重要性

次にスケジュール管理の重要性について考えていくことにしましょう。

スケジュール管理は仕事の本質である!

スケジュール管理は仕事の本質そのものです。

少し厳しいことを申し上げさせて頂くと、「仕事ができる」ということは「スケジュール管理ができる」ということであり、「仕事ができない」ということは「スケジュール管理ができない」ということです。

これには100%一切例外はありません。

スケジュール管理は仕事の中で最重要と言っても過言ではないくらいに重要なのです。

スケジュール管理ができない時に会社は倒産する!

スケジュール管理ができない会社は倒産します。

スケジュール管理ができないということは、売上の納期を守れないということであり、仕入れ先や銀行への支払いの期日を守れないということだからです。

売上の納期が守れなければ赤字ですし、仕入れ先や銀行への支払いができなければ不渡りで倒産です。

会社というのは個人のスケジュール管理能力の集大成で成り立っている訳です。

社員全員、スケジュール管理ができない人だったらどうでしょうか?

一瞬で倒産する訳です。

どうでしょうか?スケジュール管理の重要性、お分かり頂けましたでしょうか?

スケジュール管理ができない人必見 管理のポイント7選

スケジュール管理とは何か?、スケジュール管理の重要性は前章まででお分かり頂けたかと思います。

ここからは「スケジュール管理ができない」とお悩みの方に向けて、スケジュール管理ができるようになるポイントをご紹介していきます。

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管理できない人の改善ポイント1:整理整頓力を磨く

一番最初の章でもご説明しましたが、スケジュール管理とは「時間軸でやることを整理整頓すること」です。

整理整頓力はなぜ重要なのでしょうか?

それは仕事とはやることを整理し、儲かる仕組みを整頓することだからです。

少し厳しいですが、やることを整理することすらできなければ、スケジュール管理など100%できないです。

「私、整理整頓が苦手だ、、、」という人は一番最初の章に整理整頓の考え方記事のリンクが貼ってありますので、必ず読みましょう。

管理できない人の改善ポイント2:時間感覚を磨く

少し基本的な内容が続きますが、非常に重要なので、ご説明させて下さい。

スケジュール管理ができない人というのは、スケジュール管理ができる人から見ると、時間の感覚がもの凄くズレています。

日常的に遅刻をしたり、約束の時間を守らないことは日常茶飯事です。

そのような状態はスケジュール管理のスタートラインに立てていません。

時間感覚、時間管理については別の記事で解説していますので、ご一読下さい。

リンク:【時間感覚を制するものは人生を制す】時間感覚を鍛える5つの方法

リンク:時間が増える時間管理術:3つの軸を押さえよう

管理できない人の改善ポイント3:生活リズムを朝型にする

次に生活リズムです。

スケジュール管理ができない人というのは例外無く始業時刻10分前や5分前にオフィスに駆け込んで来ます。

そして、朝早くから出社しているハイパフォーマーの上司に、出社した瞬間に質問責めにされ、しどろもどろになり、朝からリズムが狂います。

スケジュール管理ができる人というのは例外無く始業時刻の30分前、ハイパフォーマー軍団は1時間以上前に出社しています。

そして、タイミングをズラして仕事を開始することにより前倒しで業務を進め、淡々とスケジュールを遵守して仕事をしています。

何やら笑い話のようですが、自動車メーカー勤務時代の100%一次情報による実話です。

スケジュール管理ができない人の共通点はタイミングを前倒しするという発想が無いことです。

全てをタイミング通りにやっていたら、イレギュラーが発生した際に即座にスケジュール管理が崩壊します。

全体的にワンテンポ速いサイクルで業務を進めていると、イレギュラーが発生してもスケジュール管理は成立します。

全体的にワンテンポ速いサイクルで業務を進めるための手段が「生活リズムを朝型にする」ことです。

生活リズムを朝型にすることのメリットは別の記事で解説していますので、ご一読下さい。

リンク:【生活リズム:朝型のメリット】ハイパフォーマーはなぜ朝が早いのか?

管理できない人の改善ポイント4:スケジューラーの予定をブロックする

スケジュール管理ができない人というのはOutlookなどスケジューラーツールに自分の予定を入れていない人が非常に多いです。

会社にはスケジューラーの予定を空けておくと、意図しないタイミングで謎の会議を突然放り込んでくる輩が必ずいます。(笑)

なぜか上から目線で「ここに入れたから」みたいな感じで言ってくる感覚が未だによく分かりません。(笑)

そのような輩に勝手にスケジュールを埋められないように、自分の個人レベルの業務予定もきちんとスケジューラーに落とし込むべきです。

集中して個人の業務を処理したい時などは「上長指示 緊急資料作成」などと入れておけば、誰からも邪魔されません。

スケジュール管理のできない人の中には、優しいので、相手の突発相談に乗ってあげてしまう人も多くいます。

今日からは心を鬼にして、自分の予定は自分でブロックする仕組みを考えましょう。

管理できない人の改善ポイント5:メール術を工夫する

スケジュール管理ができない人の共通点はメールが概して分かりにくいことです。

「いつまでに、何を、どうする」が全く分からないメールを送ってくる人は少なくありません。

「いつまでに、何を、どうする」が不明確だと、取引先の担当者とスケジュールの齟齬(そご)が生まれ、最終的にスケジュールが管理できない状態になってしまいます。

きちんと端的に要点を押さえたメールを送信することがスケジュール管理に繋がるのです。

ビジネスメール術は別の記事で解説していますので、ご一読下さい。

リンク:【評価上昇確実】今日から使えるビジネスメール術 4選

管理できない人の改善ポイント6:忘れない、漏れない「仕組み化」

スケジュール管理ができない人は「忘れた」「漏れた」が非常に多いです。

いかに「忘れない」「漏れない」ように仕組み化するかが大切です。

一例ですが、仕事の納期の1週間前と2日前にOutlookで予告表示が出るようにスケジューラーにセットする、課題はパンチリスト(課題リスト)に漏れなく明記するなど、地道なことを徹底して仕組み化することです。

スケジュール管理ができている人はそんな小さなことを地道に徹底しているのです。

仕組み化については別の記事で解説していますので、ご一読下さい。

リンク:【仕組み化の方法】自動車メーカーはなぜ強いのかを2つの軸で解説

管理できない人の改善ポイント7:会議の進め方

スケジュール管理が上手い人は会議の進め方も非常に上手い人が多いです。

会議で押さえるべきポイントとスケジュール管理のポイントには少なからず共通点があります。

会議で押さえるべきポイントは別の記事で解説していますので、ご一読下さい。

リンク:【会議の進め方】短い時間で効果を発揮する会議は何が違うのか?

スケジュール管理は人生を豊かにする

最後まで読んで下さった方、ありがとうございました。

スケジュール管理ができない人からできる人に生まれ変わると、人生を豊かに過ごすことができます。

この記事に記載した内容を1つでも実践頂ければ、見える世界が変わるはずです。

今回は以上です。

※この記事の関連記事は以下です。

リンク:本質を見抜く人の思考法 6選

リンク:【会社の同期とは群れない!】成長に大切な発想

リンク:【決断力は人生を豊かにする】決断できない人に贈りたい言葉

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