人生

【人生・仕事で大切なこと→要点をおさえる】要点をまとめる方法

2021年3月1日

  1. HOME >
  2. 人生 >

【人生・仕事で大切なこと→要点をおさえる】要点をまとめる方法

2021年3月1日

スポンサーリンク

こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 要点がわからないと悩んでいる人
  • 要点をまとめるのが苦手だという人
  • 要点をおさえる、まとめる方法を知りたい人
この記事を読むと、要点とは何か、人生・仕事で「要点をおさえる」ことが大切な理由を理解し、要点をまとめる方法のヒントが手に入ります。

※この記事と併せて読みたい記事

内部リンク:【シンプルは美しい】シンプルライフを送るための4つの着眼点

【本/ノートの要点のまとめ方、作り方】

内部リンク:効果大:読書ノートの書き方はここで差がつく!人生の相棒の作り方

【会議の要点】

内部リンク:【会議が苦手/うまくいかない人必読】短く効率化した会議の進め方

【議事録の要点】

内部リンク:【議事録が苦手、書けない人必読】議事録の書き方/まとめ方のコツ

【メールの要点】

内部リンク:【メールタイトル・書き方はセンスの集大成】ビジネスメール術 4選

それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterフォロワー数は2021/3/1現在です。)

ヨットのプロフィール

要点とは何か?

要点とは何か?

要点とは何かと問われた時の模範解答は以下です。

物事の中心となるところ。重要な点。

出典:Goo辞書

「そんなことは分かっているよ」という皆さんのお声が聞こえてきそうですので(笑)、ここからは少し模範解答から離れて考えていきます。

要点とは何か?→ベン図の中心

私は「要点とは何か?」と問われたら、「ベン図の中心」と答えます。

ベン図

学生の時の数学の授業で見覚えのある、あのベン図です。

もう少し解説していくと、複数要素の全てに共通するはじめに押さえるべきポイントが「要点」です。(=ベン図の中心に位置する重なっている部分)

例えば、「人生」「仕事」「恋愛」全てに共通する要点は何でしょうか?

複数ありますが、私は「期限」と答えます。

「人生」「仕事」「恋愛」には必ず終わりがあり、期限があるからです。

内部リンク:【期限遵守・厳守は人生の本質】期限を守れない人が意識すること

または「時間感覚」とも言えるでしょう。

内部リンク:【時間感覚を制するものは人生を制す】時間感覚を鍛える5つの方法

このように「要素は何か?」「要素が重なっている部分はどこか?」を意識すると要点を掴みやすくなるのです。

スポンサーリンク

「要点=ベン図の中心」→本質

「要点=ベン図の中心」を別の言葉に言い換えるとするならば、私は「本質」と答えます。

要点をおさえるということは、本質を押さえることと同義です。

本質のおさえる方法を別の記事で解説していますので、ご一読下さい。

内部リンク:本質を見抜く人の思考法 6選

要点をおさえる→寿命を伸ばすということ

これは少し大袈裟だと思われるかもしれませんが、非常に大切なことなのであえて書きます。

要点をおさえるということは、自分や他人の時間ロスを最小限にすることが出来ます。

要点をおさえている人とおさえられていない人が同じ寿命の長さだと仮定すると、前者の方が人生でやれることが増えるのです。

要点をおさえることにより、相対的に寿命を伸ばすことができる訳です。

人間というのはお金、物、ポイントなどの「有形資産」は極力損をしないようにする習性があります。

しかし、時間のような「無形資産」には無頓着な人が多いのが不思議なところです。

過ぎた1秒は1億円払おうが、1兆円払おうが取り戻せないにも関わらずです。

そんな観点で考えてみると、「要点の重要性」が浮き彫りになってきたのではないでしょうか?

要点をまとめる方法・コツ 5選

要点をまとめる方法・コツ 5選

ここからは要点をまとめる方法を5つピックアップしてご紹介していきます。

「ピン」ときたものをお試し下さい。

要点をまとめる方法・コツ1:5W1Hでまとめる

要点をまとめる方法・コツ1つ目は5W1Hでまとめることです。

5W1Hとは、「When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)」の頭文字を取ったものです。

要点は「時間軸・空間軸でどのようにアクションするのか」ということです。

このフレームワークは非常にシンプルでありきたりなものですが、仕事においては150%外せない要素です。

頭の中が混乱したら、5W1Hに分けて紙に書き出しましょう。

必然的に要点がおさえられるはずです。

内部リンク:【理解力を高める方法→型の理解】理解力がない人→高い人へ

要点をまとめる方法・コツ2:前提条件、目的などを理解する

要点をまとめる方法・コツ2つ目は前提条件、目的などを理解することです。

仕事で要点を上手くまとめられない時にはあるパターンがあります。(恥ずかしながら、過去の自分自身の一次情報です。)

それは前提条件、目的、全体感などが理解出来ていないということです。

企画背景が理解出来ていないとも言えるでしょう。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

「目的」「ニーズ志向/シーズ志向」「予算」「日程軸」などの前提条件が理解出来ていなければ、要点など押さえられるはずがありません。

要点がうまくまとめられないと感じたら、視点の抽象度を高くし、再度考えてみましょう。(「宇宙→地球→日本」のように抽象度が高い部分から考えるのがポイントです。)

特に上司に説明する時などは「前提条件に対して問題・課題が発生している部分」が要点になります。

この項目は当たり前のように思えますが、意外に出来ていない人が多いので気をつけましょう。

要点をまとめる方法・コツ3:リスクレベルから考える

要点をまとめる方法・コツ3つ目はリスクレベルから考えることです。

極論ですが、あなたに死の危険が迫ったとします。

その場合、何が何でも死を回避する方法を考え、死を回避できる確率が最も高い方法を選択するはずです。

人生・仕事も基本的に同じ話です。

自分のプランが崩れる要因になる項目は何かを洗い出し、リスクレベルが高い方から順番に対策案を考えることです。

基本的にリスクレベルが高い内容から優先的に処理することを心がければ、必然的に要点(=外してはいけないポイント)がまとまってくるはずです。

そんな観点からも考えてみて下さい。

要点をまとめる方法・コツ4:情報の整理整頓

要点をまとめる方法・コツ4つ目は情報の整理整頓です。

要点をまとめるということは「情報を捨てる」ということです。

「問題」「課題」に直結している、もしくはする可能性がある重要な情報を残し、その他の不要情報は捨てることが大切になります。

内部リンク:【現代の必須スキル→情報5S、整理整頓】錯綜する情報のまとめ方

自分が知りたいことは何か?、他人が知りたいことは何か?

この内容を意識して情報の取捨選択をすると、要点がまとまりやすくなります。

要点をまとめる方法・コツ5:PREP法を意識する

要点をまとめる方法・コツ5つ目はPREP法を意識することです。

PREP法とは以下のようなフレームワークです。

  • POINT→結論
  • REASON→理由
  • EXAMPLE→事例、具体例
  • POINT→結論を繰り返す
人に伝える時にはこのフレームワークに沿って話をすると、要点がまとまり、聞き手が聞きやすいです。

こちらもありきたりで地味な方法ですが、やはり意識して実行すると要点がよくまとまります。

要点をおさえるには、「対個人/組織チューニング」も必要

要点をおさえるには、「対個人/組織チューニング」も必要

前章までが「要点をまとめる」「要点をおさえる」方法の模範解答です。

最後に大切なポイントがあります。

それは個人や組織によって、「要点」が微妙に異なるということです。

上司のAさんは「日程・時間軸」を最優先の要点にしているかと思えば、上司のBさんは「コスト」を最優先の要点にしている場合もあります。

他人・組織が求めている「要点」を読み取り、それに併せてチューニングするスキルも「要点をおさえる」スキルの一つです。

これには模範解答はありませんが、この記事を読んで勉強しているような真面目で優秀なあなたであれば、トライアンドエラーを繰り返しているうちに感覚がつかめているはずです。

今回は以上です。

スポンサーリンク

-人生
-, ,

© 2021 ヨット/思考研究ラボ