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仕事で初めて海外出張へ行く人へ:海外出張前の準備、仕事の進め方

2020年9月13日

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仕事で初めて海外出張へ行く人へ:海外出張前の準備、仕事の進め方

2020年9月13日

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こんにちは、ヨットです。

この記事は以下の人に向けて書きました。

  • 仕事で初めて海外出張に行くことになり不安な人
  • 海外出張でエンジニアがやることを具体的にイメージをしたい人
  • 海外出張に行くことになったが、英語ができないという人
この記事を読むと、海外出張でやることを擬似体験・予習し、不安な気持ちを取り除くヒントになります。

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それでは「ヨット講座」始めましょう。

※以下はヨットのプロフィールです。(Twitterのフォロワー数は2021/1/2現在です。)

ヨットのプロフィール

海外出張では日本の仕事のやり方は通じない

海外出張では日本の仕事のやり方は通じない

先日、下記のTweetをしました。

今になっては笑い話ですが、海外の仕事での常識と日本の仕事での常識は大きく異なっています。

だからこそ、海外出張に出向く前の「準備」や「やることの予習」が非常に大切になってきます。(海外旅行でも同様です。)

今日は一年のうち、半年以上の期間を海外出張に費やした年もある私が、海外出張へ初めて行く人に向けて事前準備について解説します。

「コンセントの変換プラグを買っておく」とか「クレジットカードはVISAが必ず一枚必要」のような模範解答は一切出てきませんので、予めご承知下さい。笑

本質的な話に特化して進めていきます。

海外出張前 仕事の事前準備:心構え編

海外出張前 仕事の事前準備:心構え編

仕事で海外出張に出向く際に最も大切なことは何でしょうか?

私は「心構え」を準備することと答えます。

恥ずかしながら告白すると、「心構え」の準備が出来ておらず、初めての海外出張で派手に失敗したのが、何を隠そうこの私です。

そのエピソードがこちらです。

私の場合は「23歳、初めての海外出張でローカルスタッフを叱りすぎて結果を出したのに次回出入禁止になった。」

慣れない海外生活での不安感、日本の仕事の常識が通じないフラストレーション、納期を守らないスタッフ。

そんな環境の中、まだまだ未熟だった私は感情的にローカルスタッフを叱ってしまいました。(今でもまだまだ未熟ですが。)

日本でもそうだと思いますが、人前で叱られるのは気持ちの良いことではありません。

仕事で一定の結果・成果は出しましたが、プロジェクトが続く中、私は実質的に某国の事業体には出入禁止になり、そのプロジェクトからは外れることになりました。

今でこそ、非常に貴重な体験となっていますが、その当時は流石に落ち込みました。笑

優秀なあなたはそのような失敗をしないとは思いますが、他人の「海外出張での失敗の歴史」は非常に良い教訓になるはずです。

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私の得た海外出張体験を一次情報で書いていきます。

海外出張は会社代表で行かせて頂いているという意識を!

当たり前に聞こえるかも知れませんが、これを常に意識出来ている人は非常に少ないです。

私自身の若い頃を振り返っても、海外出張に出向いた際に、この意識が低かったように思います。

出張や支援業務で大切なこと。 「出張に行かされている。」ではなく、「会社代表として行かせて頂いている。」という意識を持つこと。 そのような意識を持つと、身だしなみ、言葉遣い、振る舞いが全て変わってくるはず。 会社代表として見られていることを自覚するべき。

特に海外出張支援業務の場合、日本事業体から海外事業体に現地の物価から考えると物凄く高額なフィーが請求されています。

要は会社の看板を背負って、高額のフィーを請求しながら、海外事業体で指揮を取るわけです。

そのような前提にも関わらず、「出張に行かされている」といった雰囲気を醸し出している人が支援に来たら、次回は呼びたくないなと思われて当然です。

一人のプロとして、「心構え」「自覚」を持ちましょう。(若い頃の自分に向けての苦言ですが。笑)

初めての海外出張で見落としがちなこと

初めての海外出張では見落としがちなことがあります。

それは日本の「当たり前」は「当たり前」では無いということです。

常々主張しているが、当たり前のことに感謝することが非常に大切。例えばiPhoneを当然のように保有出来ること。出張先のトルコやインドネシアのスタッフでiPhoneを持っている人間はほぼいなかった。現地では超大企業にも関わらずである。日本がどれだけ恵まれているかに気づける感性が大切なのです。

特に新興国に出張する場合は尚更そうです。

我々日本人が当たり前のように保有している携帯電話の機種や腕時計、サングラスなどが現地では「高級品」です。

無理に貧乏に装えとまでは言いませんが、少し配慮をするようにして下さい。

このような小さな配慮が仕事で「現地の仲間」を作るコツです。

要は相手の当たり前基準を考えて、それなりの配慮をしましょうということです。

海外出張では出来事の当たり前も日本基準で考えない!

海外出張中は日常生活の物事でも日本の常識では測らないようにして下さい。

海外出張にて、街を歩いていた時にローカルスタッフが道へゴミをポイ捨てした。私が注意したところ、「○○さん、路上の清掃をすることで生計を立てている人間がいる。彼らの仕事を奪わないためにも、ゴミを捨てるのも優しさだ。」と。 学んだことは自分の常識は相手の非常識であるということ。
日本では正しい「模範解答」が海外では正しくない内容はいくらでもあります。

初めて海外出張に出向いた際に私が色々と失敗をしたので(笑)、よく分かるのですが、日本の常識を押し付けてはいけません。

何故、相手はその行動を取ったのか?と一呼吸置いて考える姿勢が欠かせません。

海外出張前 仕事の事前準備:シナリオ編

海外出張前 仕事の事前準備:シナリオ編

海外出張の勝負は「シナリオを事前準備出来るか」で7割以上が決まってしまうくらいに「シナリオの事前創造」は重要だと思っています。

内部リンク:【企画立案の考え方】企画力を鍛える思考法

昔から意識していることは「シナリオを創造する」こと。想像ではなく創造。海外事業体の現地支援業務を承った時には、まだ日本にいる段階で完了報告書を仮完成させていた。「シナリオを創造」して行動し、逐一「シナリオを創造変化」させていくことが大切。付帯効果として、業務スピードが上がります。

よほど、海外出張に慣れている人を除けば、海外出張に出向いてからは頭が働きません。何故なら、飛行機での長時間フライトの疲れ、時差ボケ、現地の日本人役職者への挨拶や食事会への参加などの要素があるからです。

初めての海外出張では意識的にも無意識的にも不安を感じており、頭が働かないと考えてまず間違いありません。(頭が働いたというあなたは素晴らしいメンタルに持ち主でしょう。笑)

周囲の同僚には海外出張前だからゆっくりしようみたいな考えで、のんびりしていた同僚もたくさんいますが、例外無く、成果が芳しくありません。

考え方が逆なのです。海外出張前でまだ余裕があるからこそ、徹底的に「シナリオを創造」し、仮報告書を作り切ってしまい、現地で発生するイレギュラーに備えるのです。

この発想ができるか否かが、仕事の成果が出るか否かの分かれ道なのです。

海外出張はイレギュラーに遭遇するものと心得る

私の海外出張で遭遇した実体験をお話しましょう。

一ヶ月にも及ぶストライキ、政府に対するデモ隊の暴動、イスラム教のラマダン期間とバッティング。

引きが強すぎますよね。(笑)

不安を煽るようで恐縮なのですが、全て実話です。

上記は海外出張で遭遇した大きなトピックスをピックアップしただけで、細々としたものを含めれば更にたくさんあります。

海外出張は日本では考えられないようなイレギュラーが頻発します。イレギュラーをいかに落ち着いて処理出来るかは、「事前準備」にかかっているのです。

内部リンク:【問題解決能力を磨こう!】問題解決の思考法 5選

【英語ができない人必読】海外出張でのコミュニケーション

【英語ができない人必読】海外出張でのコミュニケーション

海外出張はローカルスタッフとのコミュニケーションをいかに上手く取れるかが、プロジェクト成功の肝です。

言語、価値観、文化、慣習が全く違うローカルスタッフと、どのようにコミュニケーションを取れば良いのかを実体験から解説して行きます。

特に「英語ができない、苦手だ」という人は必読です。

英語ができない人→世界共通言語の数字、絵を徹底活用

やはり遭遇するのは言語の壁です。

私自身、英語ができないですし(苦笑)、その他言語に至ってはもはやお手上げです。

そんな私が海外出張でそれなりの成果を残し続けた秘訣があります。

それは世界共通の言語、数字と絵を徹底活用したことです。

数字や絵は世界共通の言語です。 英語などの言語が苦手な人は普段から数字や絵を用いたコミュニケーションを意識しておきましょう。 (若かりしころ、突然1人で海外出張に放り出された私が生き延びた方法です。) ※新入社員との目線を合わせるのにも役立ちます。

これは英語ができない人でも、できる人でも、間違いなく最強の武器になります。

数字や絵を用いて説明出来るということは自分自身がきちんと理解しているということです。

英語力を磨くのも素晴らしいことですが、常日頃から、数字や絵を用いて説明する癖を付けましょう。

海外出張では現地のノリに乗ってみる。

私自身、海外出張での印象深いエピソードがあります。

これは日本でも同じかも知れませんが、日本以上に正論やロジックだけでは人が動いてくれません。

海外出張で現地に出向いた際、周りが盛り上がっている時には輪に入って、とことんはっちゃけてみることです。

10人以上のトルコ人スタッフの前でカンナムスタイルのダンスを踊ったのが、何を隠そうこの私です。(笑)

初めての海外出張では勝手が分からず戸惑うことも多いと思います。

だからこそ現地の空気感の流れに乗ってみることは意外に大切です。

不思議と一度打ち解けると、めちゃくちゃ親身に相談に乗ってくれるようになります。

海外出張では郷に入れば郷に従え

海外出張中は挨拶なども、恥ずかしがらずに、現地のルールに従ってやってみることです。

トルコ🇹🇷に出張していた時に驚いたことはイスラム教の挨拶である。出張に行くたびに仲良くしていた191cm、193cmの大男と頬/頬を付ける挨拶をしていた。気恥ずかしかったが、今思うと独自文化を尊重する心が養われたし、真の意味で多様性を理解するにはそのような体験が出来たことは非常に貴重だった。
海外出張時は日本の感覚ではあり得ないことでも、絶対にやってみて下さい。

相手から求められるということは、好意の裏返しで、信頼されているということです。

恥ずかしがって、断ってしまうと、悪印象を与える可能性があります。

私は毎日、頬と頬を付ける挨拶をし続けました。(笑)

土日は仕事以外のスケジュールを組み込む

土日は仕事以外のスケジュールを組み込む

私が若かりし頃はバタバタしており、土日さえ仕事以外のスケジュールを中々、組み込めませんでした。

その中で無理やり仕事のスケジュールをこじ開けて、観に行ったのが、サッカー欧州チャンピオンズリーグです。

【たまには余談】 欧州チャンピオンズリーグ2013年4月9日。RマドリードVSガラタサライ。伝説のゴールを連発した試合。イスタンブールのスタジアムで生観戦したが7年経った今でもあの時の体験が忘れられない。体に染み込んだ全てが自分の感性を作っている。「リアル」はいつになってもなくならない。

あの時の感動は7年経った今でも忘れられない、一生物の思い出です。

これを読んで予習している真面目なあなたは、土日さえもつい仕事を優先してしまいがちかと存じます。

しかし、仕事以外の体験も自分の「感性」を磨き、「味」を出してくれます。

それが将来的に役に立つ時が必ず来ます。

せっかくなので、土日は仕事以外のスケジュールも組み込むようにして下さい。

海外出張は自分を大きく成長させるチャンス

海外出張は自分を大きく成長させるチャンス

最後まで読んでくださった方、ありがとうございました。

現在は新型コロナウイルスの影響で海外出張がストップになっている会社がほとんどだと思いますが、そんな今だからこそ、この記事を読んで予習・準備して頂ければ幸いです。

海外出張は一生物の体験になる内容も少なくありません。

初めての海外出張で不安な人も多いかもしれませんが、とことん味わってきてください。

英語ができない人も安心して下さい。私がこの通り生きています。(笑)

今回は以上です。

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